How-To Productivity SekitarLebihBaik

Libur Lebaran Tiba! Kelola Waktu Cuti Karyawan Anda dengan 6 Tips Ini

By Himawan Pradipta on May, 29 2019
Himawan Pradipta

Copywriter di Moka Indonesia.

kelola cuti lebaran

Bulan Ramadan selalu diikuti dengan libur lebaran yang mana merupakan waktu paling ditunggu-tunggu oleh banyak orang untuk mudik ke kampung halaman dan merayakan Idul Fitri bersama sanak saudara. Setiap tahun, masa libur menjelang Hari Raya Idul Fitri ini biasanya sudah ditetapkan oleh pemerintah.

 

Kenapa cuti lebaran itu penting?

Pemberian cuti lebaran itu penting tidak hanya bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan. Perlu diingat juga bahwa tidak akan ada perusahaan tanpa karyawannya. Itulah mengapa kedua elemen ini menjadi dua hal penting yang berhak diperhatikan kesejahteraannya. Tanpa memperhatikan yang satu, yang lainnya bisa jadi tidak akan bisa menyeimbangkan kesejahteraan keduanya. Sehingga, sebagai pemilik bisnis, tentu Anda harus pintar-pintar mengelola kesejahteraan keduanya agar tidak ada yang timpang ketika waktu kerja sudah mulai aktif atau produktif kembali. Dan salah satu caranya adalah dengan memberikan jeda atau istirahat sementara.

Baca Juga: 5 Film yang Wajib Ditonton Para Pebisnis Jelang Lebaran

Cuti lebaran yang dipastikan akan berlangsung dari tanggal 3 hingga 7 Juni 2019 nanti tentu bisa Anda manfaatkan untuk membahagiakan karyawan dan perusahaan Anda. Bagi karyawan, istirahat seperti ini dianggap ideal untuk menyegarkan kondisi pikiran dan hatinya. Setelah berbulan-bulan bekerja, dan bahkan mungkin lebih bagi yang tidak mengambil liburan tahunan, tentu ada karyawan Anda yang merasa tertekan dan kurang semangat. Masalah-masalah ini tentu bisa membuat mereka kurang produktif dan menurunkan performa kerja mereka di kantor.

kelola cuti lebaran

Tentu saja, meskipun ada karyawan Anda yang tetap produktif meskipun jarang mengambil cuti liburan atau istirahat, Anda harus mendorong mereka untuk mengambil cuti lebaran dan tidak bekerja pada satu minggu tersebut. Ini dilakukan untuk memaknai waktu-waktu bekerja mereka sebelumnya dan membuat rencana kerja yang lebih matang untuk bulan-bulan yang akan mendatang. Anda tidak pernah tau sebagai pelaku bisnis dampak psikologis yang akan terjadi jika Anda memberikan kesempatan bagi karyawan Anda untuk mengambil cuti dan istirahat. Siapa yang tau, mereka yang kurang produktif menjadi produktif, dan yang sudah produktif menjadi lebih produktif.

Lalu, bagaimana dampaknya dengan perusahaan? Cuti lebaran dianggap waktu yang ideal untuk memberikan jeda bagi banyak hal, salah satunya adalah tempo produksi. Khususnya bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, yang menggunakan mesin atau alat-alat berat yang membutuhkan tenaga listrik besar, cuti ini bisa menjadi “momen untuk bernapas” bagi perusahaan dari segi tenaga mesin dan tenaga listrik.

Belum lagi, perusahaan manapun pasti memiliki tenaga air yang terus-menerus menyala sepanjang hari. Dengan memberikan istirahat ini, Anda memberikan waktu luang bagi mesin-mesin tersebut untuk berhenti sejenak. Sementara waktu, Anda bisa melakukan perawatan mesin sehingga performanya lebih baik saat digunakan kembali.

 

Apa hak-hak mendasar karyawan untuk cuti lebaran?

Tahukah Anda bahwa cuti adalah hak-hak yang sudah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 tahun 2003? Peraturan ini menekankan pentingnya pengambilan cuti bagi karyawan yang bahkan belum pernah mengambil jatah cuti tahunan. Dorongan ini dianggap efektif untuk mengembalikan semangat dan produktivitas karyawan ketika sudah kembali masuk bekerja ke kantor.

Baca Juga: 4 Cara Membuat Karyawan Tetap Produktif Setelah Cuti Lebaran

Dengan adanya peraturan pemerintah ini, tentu para pelaku bisnis tidak bisa lagi menghalang-halangi karyawan yang ingin mengambil cuti hanya karena, misalnya, pekerjaannya belum selesai atau kantor sepi. Peraturan ini harusnya mendorong para pelaku bisnis untuk meminta para karyawannya untuk istirahat dan tidak melakukan apapun yang berhubungan dengan pekerjaan selama liburan.

kelola cuti lebaran

Untungnya, pengambilan cuti ini bisa diurus sendiri (manual) atau diurus dengan menggunakan aplikasi cuti online yang sudah banyak digunakan di banyak perusahaan rintisan. Bisa diurus sendiri maksudnya adalah dengan menghubungi pihak Human Resource atau atasan, lalu memberitahukan kepada mereka berapa lama Anda akan mengambil cuti dan alasan yang masuk akal.

Sementara itu, jika ingin menggunakan aplikasi cuti online, Anda hanya perlu memasukkan rentang tanggal yang tersedia, alasan Anda cuti, dan kepada siapa Anda meminta izin. Prosedur online seperti ini tentu jauh lebih mudah dibandingkan yang manual, mengingat Anda bisa menghemat waktu dan tenaga untuk mengurus atau meminta tanda tangan atasan Anda secara langsung, yang belum tentu ada saat dibutuhkan.

 

Persiapan apa yang harus dilakukan perusahaan sebelum cuti lebaran?

Sebagai pemilik perusahaan, ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan sebelum cuti lebaran. Selain karena kebutuhan bisnis saat bulan Ramadan dan setelah lebaran yang berbeda, hal tersebut juga perlu dilakukan untuk menghindari terganggunya aktivitas perusahaan setelah lebaran. Oleh karena itu, berikut ini hal-hal apa saja yang harus dilakukan perusahaan sebelum cuti lebaran.

1. Mengumumkan jadwal cuti lebaran sejak jauh hari

Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk mempersiapkan cuti lebaran adalah mengumumkan jadwal cuti lebaran kepada karyawan. Pastikan tim HR Anda memberikan pengumuman mengenai jadwal libur lebaran dan cuti bersama ini semenjak jauh hari. Hal ini penting dilakukan agar karyawan Anda dapat menyusun timeline untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan baik sebelum ditinggal cuti lebaran. Dan juga pastikan bahwa tim HR Anda harus selalu mengikuti berita terbaru mengenai pengaturan jadwal cuti lebaran yang ditetapkan oleh pemerintah, dan menyampaikan informasi tersebut kepada seluruh karyawan.

 

2. Pastikan tidak ada meeting di sekitar jadwal cuti lebaran

Sebagai pelaku usaha, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa tidak ada jadwal meeting mendekati atau setelah tanggal lebaran. Jika perlu, buat kesepakatan terlebih dahulu antara stakeholder yang perlu Anda hubungi sebelum libur. Ini membuat Anda bisa merencanakan jadwal meeting yang sesuai dengan jadwal masing-masing stakeholder.

Tidak hanya itu, Anda juga harus mengetahui jadwal buka tutup perusahaan. Apakah setelah lebaran kantor masih beroperasi? Sampai kapan waktu libur kantor? Jika tetap buka, sampai pukul berapa kantor akan buka? Anda harus mencari tahu jawaban-jawaban ini sebelum Anda meminta cuti libur. Dengan mengetahui informasi ini, Anda bisa menyusun jadwal yang lebih rapi untuk tidak hanya Anda tetapi juga perusahaan Anda.

Baca Juga: 5 Cara Menikmati Libur Lebaran a la Pengusaha Moka

 

3. Monitor deadline dan status dari proyek atau penjualan

Sebagai pemilik atau pengambil keputusan di perusahaan, Anda perlu untuk mengamati deadline dan status proyek atau penjualan Anda sebelum libur panjang tiba. Tentukan proyek mana yang bisa diselesaikan sebelum lebaran dan mana yang dapat dilanjutkan setelah lebaran. Atau transaksi mana yang bisa disepakati sebelum lebaran dan mana yang dapat ditunda hingga cuti lebaran usai. Berlakukan hal yang serupa terhadap pekerjaan dari karyawan Anda yang mengambil cuti lebaran, agar mereka tidak lupa menyelesaikan pekerjaannya sebelum cuti lebaran.

Dengan mengetahui deadline dan status proyek atau penjualan perusahaan, maka itu akan membantu Anda untuk menentukan apakah perusahaan Anda membutuhkan tenaga kerja shift selama libur lebaran atau tidak.

 

4. Buat perencanaan untuk operasional perusahaan setelah lebaran

Dikutip dari blog Rijalul Jalul, berikut adalah langkah-langkah konkret yang bisa Anda lakukan untuk merencanakan aktivitas operasional perusahaan Anda:

  • Putuskan hal-hal apa saja, dan tugas akan didelegasikan. Selalu usahakan untuk meminta dengan instruksi yang jelas dan mendetil. Tidak hanya mencantumkan ’menulis surat’, tetapi lebih baik ’menulis surat perkenalan untuk dikirimkan ke 100 perusahaan melalui pos’.
  • Delegasikan orang yang akan mengerjakan penulisan surat tersebut dan tuliskan namanya dengan jelas. Pilih orang yang tepat dan berkapasitas cukup.
  • Tetapkan waktunya. Kapan mulai dan kapan harus tuntas. Perkirakan dengan teliti waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tambahkan satu dua hari untuk berjaga-jaga kalau-kalau muncul halangan di tengah jalan.
  • Hitung biaya yang dibutuhkan dengan cermat. Ada baiknya dinaikkan sedikit, 10% umpamanya untuk mengantisipasi kenaikan harga atau hal-hal lain yang tak terduga.
  • Tetapkan poin-poin yang akan dikontrol. Dalam hal surat tadi umpamanya ejaan yang tepat, kalimat yang efektif, lay-out yang menarik, bahasa yang santun, isi pesan yang mengena, penanggalan yang benar, bentuk lipatan dan lain-lain yang dianggap perlu.
  • Terakhir pikirkan cara memonitor atau mengawasi pekerjaan itu. Dengan melihat langsung, memeriksa secara rinci, hanya cukup dengan laporan lisan dari petugas atau bagaimana. Seperti dalam tugas penulisan surat tadi, kita menetapkan proofreading dan editing sebelum diprint atau diprint dulu samplenya baru dicheck, umpamanya. Terserah cara yang mana saja bisa dipakai.
  • Ada baiknya menuliskan dan menyajikan perencanaan operational dalam bentuk tabel agar lebih mudah membacanya dan menarik kelihatannya.

 

5. Komunikasi dengan supplier dan customer sebelum cuti lebaran

Melakukan komunikasi dengan supplier dan customer sebelum cuti lebaran sangatlah penting, terutama bagi Anda yang menjalankan perusahaan B2B. Mungkin supplier dan customer Anda juga sudah mengetahui bahwa Anda harus menunda meeting atau transaksi Anda dengan mereka sampai libur lebaran usai. Akan tetapi, menginformasikan kepada supplier dan customer terlebih dahulu mengenai waktu libur perusahaan akan membuat supplier dan customer Anda merasa lebih dihargai.

Beri tahu supplier dan customer Anda mengenai penundaan meeting atau pengerjaan proyek sejak jauh-jauh hari, supaya supplier dan customer tidak perlu khawatir mengenai status proyek dan dapat mengantisipasi seandainya terjadi hal yang tak terduga. Selain itu, hal ini juga akan meningkatkan kepercayaan supplier dan customer terhadap profesionalisme Anda.

 

6. Persiapkan pembagian kerja bergilir

Jika Anda ingin agar bisnis Anda tetap beroperasi selama cuti lebaran, maka Anda harus mulai mempersiapkan pembagian kerja bergilir atau shift. Selain itu Anda bisa merekrut karyawan freelance untuk bekerja selama masa liburan, atau Anda juga bisa mempekerjakan karyawan tetap Anda dengan beberapa persyaratan tertentu.

Perlu diingat bahwa bekerja lembur selama liburan lebaran adalah opsional, bukan merupakan kewajiban. Anda harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari karyawan Anda jika Anda ingin mempekerjakan mereka selama libur lebaran. Biasanya, kantor yang memberlakukan jam kerja shift akan memberikan jadwal kerja kepada mereka yang tidak merayakan Idul Fitri. Selain itu, Anda juga wajib memberikan upah lembur kepada karyawan Anda yang tetap bekerja di hari libur lebaran.

 

Bagaimana cara mengelola cuti karyawan?

kelola cuti lebaran

Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan no. 13 tahun 2003, karyawan berhak mendapatkan waktu istirahat serta cuti yang tertulis dalam Pasal 79. Kutipan lengkapnya adalah sebagai berikut:

  1. Pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti kepada pekerja/buruh.
  2. Waktu istirahat dan cuti sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), meliputi:
    1. Istirahat antara jam kerja, sekurang kurangnya setengah jam setelah bekerja selama 4 (empat) jam terus menerus dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja;
    2. Istirahat mingguan 1 (satu) hari untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau 2 (dua) hari untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu;
    3. Cuti tahunan, sekurang kurangnya 12 (dua belas) hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus; dan
  3. Pelaksanaan waktu istirahat tahunan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf c diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Lalu, bagaimana dengan kelola cuti karyawan sistem kontrak? Menurut pemerintah, tidak ada perbedaan yang tertera dalam undang-undangnya. Namun begitu, perlu diingat juga bahwa tiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri sesuai dengan tujuan perusahaan tersebut.

Baca Juga: 5 Cara Memastikan Bisnis Tetap Produktif Selama Libur Lebaran

Setelah Anda mengetahui tips mengelola cuti libur lebaran dengan informasi di atas, tentu Anda harusnya bisa lebih bijak untuk mengatur cuti liburan karyawan Anda dan perusahaan. Jangan sampai Anda menghalang-halangi karyawan Anda untuk mengambil cuti hanya karena Anda belum tau terkait peraturan terkait cuti yang tertulis di undang-undang ketenagakerjaan. Untuk itu, mari kita sama-sama sebarkan pengetahuan kepada orang-orang terdekat kita agar informasi ini bisa diketahui lebih banyak orang.

Jadi, sudah siap libur lebaran belum?

Unduh juga e-book terbaru kami seputar kebiasaan berbelanja pelanggan di bulan Ramadan.

Submit a Comment

Get Latest Info!

Moka Footer
Copyright © 2018 Moka Teknologi Indonesia