Pengertian Inventory Record dan Manfaatnya bagi Bisnis – Catatan inventaris atau inventory record adalah salah satu dari beberapa jenis arsip yang akan memudahkan bisnis Anda, khususnya bisnis yang bergerak di sektor komoditi. Lalu, seperti apakah pengertian, manfaat, dan contoh dari inventory record ini? Temukan jawabannya di ulasan berikut ini!
Pengertian Inventory Record
Inventory record adalah catatan yang berisi informasi jenis dan jumlah persediaan yang dimiliki suatu perusahaan atau entitas lainnya. Catatan ini mencakup persediaan yang kita miliki, persediaan yang dipesan, dan persediaan yang ditahan untuk pekerjaan dalam proses.
Kompleksitas inventory record ditentukan oleh seberapa besarnya perusahaan, variasi produk yang diproduksi, dan volume produksi. Setiap catatan persediaan barang akan memiliki informasinya masing-masing terkait lokasi, jumlah, dan nomor identifikasi.
Baca juga: E-book: Revolusi Aplikasi Kasir untuk Keberlanjutan Usaha di Indonesia
Manfaat Memiliki Inventory Record
Memiliki catatan inventori yang lengkap memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda, antara lain:
1. Lebih siap dalam memenuhi permintaan pasar
Jika Anda tahu apa saja stok yang Anda miliki, di mana, dan berapa banyak, Anda bisa mengatur bisnis dan memenuhi kebutuhan pasar dengan lebih cepat. Inventory record adalah sistem yang akurat membantu memastikan bahwa Anda selalu memiliki barang dengan permintaan tinggi, sehingga Anda tidak pernah kekurangan barang.
Dengan demikian, Anda bisa terus mengikuti tren penjualan, mempersiapkan diri dalam menghadapi lonjakan permintaan, dan memastikan Anda tidak pernah kehabisan produk favorit konsumen.
2. Meningkatkan kepuasaan pelanggan
Inventory record yang lengkap adalah yang Anda butuhkan jika ingin bisa menjawab pertanyaan dan kebutuhan konsumen secara langsung.
Jika konsumen tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan kejelasan, maka mereka bisa lebih cepat dalam memutuskan untuk membeli produk Anda. Hasilnya, penjualan Anda pun akan meningkat karena konsumen merasa terlayani dengan baik.
3. Menjaga dari kerugian berlebih
Pencatatan yang salah akan mengakibatkan Anda mengambil keputusan yang salah. Anda bisa salah memesan barang, memesan dalam jumlah yang berlebih atau kekurangan, dan kesalahan lain yang akan memaksa Anda keluar biaya tambahan. Dengan menyimpan catatan inventaris yang akurat, Anda menghindari kesalahan yang merugikan ini.
Contoh Buku Induk Barang Inventaris
Untuk pencatatan barang inventaris biasanya perusahaan mempunyai satu buku induk yang khusus untuk mencatat barang-barang inventaris. Pencatatan administrasi peralatan kantor dapat dilakukan dengan pencatatan melalui buku induk, buku golongan, dan buku catatan barang non-inventaris. Untuk lebih jelasnya mengenai format pengisian ada di bawah ini.
Petunjuk pengisian:
1. Nomor Urut: Diisi sesuai bukti penyerahan barang.
2. Tanggal Pembukuan: Tanggal saat melakukan pencatatan barang.
3. Kode Barang: Kode barang yang sudah ditetapkan.
4. Nama Barang: Tulis nama barang sesuai dengan istilah Bahasa Indonesia yang dibakukan agar seragam.
5. Keterangan Barang: Bisa diisi dengan merk, ukuran, atau tipe barang.
6. Kuantitas: Jumlah barang yang dicatatkan.
7. Nama Satuan: sebutan satuan yang berlaku. Misal: ton, buah (piece), meter, dll.
8. Tahun Pembuatan: Tahun pembuatan barang sesuai dengan yang tertera di kemasan.
9. Asal Barang: Sumber perolehan barang. Misal: hibah, bantuan, buatan sendiri, dll.
10. Kelengkapan Dokumen: Dokumen pelengkap terkait barang tersebut. Misal: sertifikat, surat pembelian, dll.
11. Keadaan Barang: Keadaan barang sat diterima. Contoh: rusak sebagian, baik seperti baru, dll.
12. Harga: Harga pembelian barang sesuai dengan faktur atau bukti penyerahan barang.
13. Keterangan: Keterangan atau penjelasan tambahan. Isi jika perlu.
Di atas adalah format untuk menuliskan inventaris barang. Cukup rumit namun penting agar barang-barang inventaris perusahaan Anda tidak hilang atau rusak sehingga dapat dipertanggungjawabkan dengan si pengguna barang.
Anda juga bisa menggunakan Moka POS untuk mengatur inventaris perusahan Anda. Aplikasi kasir Moka POS sudah dilengkapi dengan beragam fitur, salah satunya adalah Inventory Management yang mudah digunakan, powerful, dan real-time. Sehingga Anda bisa langsung mendapatkan update data inventory kapan saja dan dari mana saja. Jadi, pastikan bisnis Anda sudah menggunakan Moka POS.
Untuk informasi lebih lanjut soal fitur dan layanan Moka POS, Anda bisa klik di sini.
